EP/Kit

Die Generaldirektion EFCIN (Wirtschaft und Finanzen) der Europäischen Kommission erzeugt eine beträchtliche Anzahl sehr großer Publikationen auf Basis von Microsoft Word.

Framework zur Erzeugung umfangreicher Word-Publikationen

Inhalte verschiedenster Art fließen aus den unterschiedlichsten Ländern und Institutionen in einer Publikation zusammen – es entstehen komplexe Dokumente mit mehreren hundert Seiten mit einer Vielzahl von statistischen Daten in Form von Tabellen und Abbildungen, insbesondere Wirtschafts- und Finanzberichte.

Aufgabe

Gesucht wurde im Jahr 2004 nach softwaretechnischer Unterstützung für jede Phase des umfangreichen Publikationsprozesses, speziell für:

  • Die Erfassung der einzelnen Beiträge in einer einheitlichen Darstellung.
  • Den homogenen Zusammenbau von Dokumentteilen, die von verschiedenen Autoren geliefert werden.
  • Die automatische Nummerierung und umfangreiche Verzeichnisbereiche.
  • Die Einbindung von Excel-Objekten.

Lösung

DIaLOGIKa entwickelte ein Add-In zu Microsoft Word, das spezifische Funktionalitäten für jede Phase des Publikationsworkflows bereithält:

  • In Phase I erstellt der so genannte Publication Designer eine Strukturierung der Gesamtpublikation auf der Basis einer universell verfügbaren Strukturdefinition. Darüber hinaus werden vorformatierte Dokumente für alle Einzelbeiträge erstellt.
  • Jeder Autor verwendet das für seinen Beitrag vorformatierte Dokument als Teil der gesamten Publikation (Phase II) – EP/Kit unterstützt die Autoren bei ihrer Arbeit mit diversen Funktionalitäten: Komplexe Operationen wie das Einfügen von Graphiken oder Tabellen aus Microsoft Excel werden automatisiert, standardisiert und somit vereinfacht. Absätze werden automatisch nummeriert, ebenso erfolgt die Formatierung entlang eines vordefinierten Style Guides automatisch.
  • Zu jedem Zeitpunkt kann der Publication Manager im Hintergrund automatisch alle aktuell verfügbaren Beiträge zu einer kompletten Publikation zusammenfügen (Phase III). EP/Kit fügt selbstständig Deckblätter und Inhaltsverzeichnisse hinzu.
  • Zusätzlich hält EP/Kit den Publication Manager über Änderungen an den Word- und Excel-Beiträgen “auf dem Laufenden” und somit über den Status der gesamten Publikation.

Ergebnis

EP/Kit unterstützt in letzter Instanz nicht nur die einheitliche Formatierung und vereinfachte Erstellung umfangreicher Publikationen, sondern kontrolliert deren Architektur über den gesamten Erstellungsworkflow hinweg. EP/Kit ist dabei sehr flexibel konfigurierbar.

EP/Kit wird inzwischen als Standard-Framework für alle wesentlichen ECFIN-Publikationen genutzt. Neben den Hauptpublikationen der Economic Series wie den regelmäßig dreimal pro Jahr erscheinenden Wirtschaftsgutachten der Kommission werden verstärkt auch Einzelpublikationen produziert.

Neben Support und Maintenance entwickeln wir das Word-Add-in und die damit verbundenen Workflowkomponenten kontinuierlich weiter.

Neben GD ECFIN wird EP/Kit auch bei anderen Abteilungen der Europäischen Kommission regelmäßig eingesetzt.

Fragen? Immer gerne!

Ihr Ansprechpartner

Florian Jung

Projektmanager Document Life Cycle

+49 6897 935-0

+49 6897 935-100

Technik:

  • MS Word
  • MS Excel
  • VB.NET
  • Visual Basic for Applications
  • XML
  • Sharepoint

Auftraggeber:

  • Europäische Kommission

Navigation:

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