Dokumentenmanagement

PDF ist ein weit verbreitetes Format für elektronische Dokumente. Ende 2005 wurde PDF/A von der Internationalen Organisation für Standardisierungen (ISO) als ein Standard für die Langzeitarchivierung verabschiedet: „Ein Dateiformat basierend auf PDF, genannt PDF/A, welches einen Mechanismus zur Verfügung stellt, um elektronische Dokumente auf eine Weise darzustellen, so dass das visuelle Erscheinungsbild über die Zeit erhalten bleibt, unabhängig von den Werkzeugen und Systemen zur Herstellung, Speicherung und Reproduktion“ (Auszug aus ISO 19005-1). Unsere Kompetenz in diesen Bereichen wird von öffentlichen Institutionen immer wieder gefragt. So haben wir mehrere Studien zu PDF-relevanten Themen für diese Behörden verfasst, unser Wissen in Entwicklungsprojekten eingesetzt (z. B. zur Produktion von PDF aus XML-Daten heraus) und zahllose elektronische PDF-Formulare entworfen und realisiert.

In den frühen 80er-Jahren übernahmen wir Textinhalte von Textautomaten und Speicherschreibmaschinen aus herstellerspezifischen Speicherformaten in damals gängige Textsysteme (DOS-Word und WordPerfect). Stärker denn je wird unsere tiefe Kenntnis von internen Formaten und Speicherstrukturen nachgefragt: Unsere Serversoftware – implementiert als einfacher Maildienst – konvertiert Texte zwischen Office-Dateiformaten, ODF und PDF und erlaubt die datentechnische Verarbeitung z. B. von Telefax- oder Scan-Dokumenten mittels OCR. So werden die Anwender von Installation und Konfiguration vielfältiger Konverter-Software entlastet. Das Verständnis der internen Strukturen von Textverarbeitungssystemen hilft uns auch bei der Herstellung der Kompatibilität zwischen Open Office XML (OOXML) und dem Open Document Format (ODF).

Auch bei der Übertragung von Altdatenbeständen vertrauen Behörden auf unsere Kompetenz und langjährige Erfahrung. So hat eine EU-Behörde erst kürzlich ihr gesamtes Dokumentarchiv mit WordPerfect Dokumenten (mehr als 260.000 Dokumente) in den ISO Standard OpenXML konvertieren lassen.

Zunehmend nutzen wir Open Source-Tools, auch zur Realisierung von Dokumentenmanagement-Projekten. So realisieren wir eine kollaborative, webbasierte Softwarelösung auf Basis des Open Source Frameworks Alfresco für die einfache Verteilung und Verwaltung von Dokumenten innerhalb geschlossener (definierter) Benutzergruppen.